نگاهی به open office یا دفترکار باز
پیدایش کسب‌وکارهای نوین، باعث به وجود آمدن مفاهیم جدیدی مثل فضای کار اشتراکی، تسک محوری، فریلنسری، دفترکار باز و... شده است. در این مقاله سعی داریم یکی از این مفاهیم را بررسی کنیم.
به گزارش ایران دکونومی، مفهوم دفترکار باز یا همان open office حدود ۷۰ سال پیش در آلمان مطرح شد و پس از آن مفاهیم دیگری به جز مشخصات ظاهری به این مفهوم اضافه شد.
در ظاهر، یک شرکت یا استارتاپ، با برداشتن دیوارهای دفترکار و تغییر دکوراسیون، محیط کار را تبدیل به یک دفترکار باز می‌کند و در اینصورت همه کارکنان می‌توانند در یک فضا با هم تعامل و کار کنند.
این نوع دکوراسیون، تعامل بین کارکنان را افزایش می‌دهد و آن‌ها را به انجام کار تیمی تشویق می‌کند، همچنین ارتباط با رهبران و مدیران سازمان را نیز تسهیل می‌کند. از طرفی ممکن است صمیمیتی که به موجب فضای کار ایجاد شود، تمرکز افراد را به هم بزند یا مکالمات مکتوب جای خود را به گفتار دهند و در کنار تسهیل فرآیندها به چالش‌هایی هم بربخورند.
از نگاه دیگر، این مدل دفترکار، هزینه‌ها را برای کارفرمایان کاهش خواهد داد. همچنین طراحی دفترکار باز انعطاف‌پذیری بالایی دارد. حتی نوع چیدمان وسایل می‌تواند با توجه به افزایش تعداد کارمندان متفاوت باشد. از طرفی تغییر جانمایی تیم‌های مختلف در اپن دفترها به راحتی امکان‌پذیر بوده و دشوار نیست. به همین دلیل طراحی دفترکار به صورت باز، انتخابی مناسب برای سازمان‌های در حال رشد و گسترش است.
اما، این موضوع صرفاً به چینش فضا و مدل فیزیکی مربوط نمی‌شود. اوپن آفیس‌ها این امکان را به کارکنان می‌دهد که ساعت کاری خاصی نداشته باشند. البته ممکن است آن‌ها ساعاتی شناور داشته باشند که نیاز است در هفته مجموع ساعتی را در دفتر باشند و یا ممکن است بدون الزام پر کردن ساعت، عملکرد آن‌ها مبنا قرار گیرد که به این نوع کار کردن، تسک‌محور گفته می‌شود.
اما اغلب مدیران، این مدل‌ها را دوست ندارند. اگرچه می‌تواند برای کارکنان بسیار جذاب باشد و باعث راحتی بیشتر در محیط کار شود، اما مدیران معتقدند که به این سبک نمی‌توانند بر عملکرد آن‌ها نظارت داشته باشند و گاهی ممکن است از فعالیت‌هایشان بی‌خبر بمانند. همچنین عقیده دارند که ممکن است تمرکز لازم برای کار افراد از بین برود، مثلاً در صورتیکه تیم فروش در کنار تیم فنی قرار بگیرد مشکلاتی را دربر خواهد داشت. همچنین استرسی که در هر کار و تیمی به وجود می‌آید در این صورت بین همه کارکنان در دفترکار باز، پخش خواهد شد.
و البته این نکته را هم باید در نظر داشت، که در دفترکار باز، حریم خصوصی وجود ندارد و بسیاری از فعالیت‌ها به صورت عمومی در معرض دید قرار خواهد گرفت.
اما، دفترکار باز، چه به صورت محیطی و چه به صورت ساعت کاری، نوعی روش نوین است که می‌تواند در افزایش بهره‌وری کارکنان مفید و موثر واقع شود. هرچند، نیاز دارد که همه افراد به اصول و قوانین آگاه و پایبند باشند. برای همین هم نیاز است که کارکنان ابتدا توجیه شوند و پس از آن از نرم‌افزارهایی مثل ترلو نیز استفاده شود.
